Posted by M. Riskiyanto
CHAPTER 3
FORMAL INVITATION
(UNDANGAN RESMI)
Mata Pelajaran : Bahasa Inggris
Kelas : XI (Sebelas)
Semester : 1 / Ganjil
Kompetensi Dasar :
3.3 membedakan fungsi sosial, struktur teks, dan unsur kebahasaan beberapa teks khusus dalam bentuk undangan resmi dengan memberi dan meminta informasi terkait kegiatan sekolah/tempat kerja sesuai dengan konteks penggunaannya.
A. Formal Letter
1. Pengertian Formal Letter
Formal Letter atau surat resmi merupakan surat yang diedarkan atau dikeluarkan oleh instansi/lembaga, perusahaan, atau organisasi untuk tujuan tertentu, seperti undangan atau pemberitahuan yang berkaitan dengan urusan bisnis, atau organisasi. Berkenaan dengan sifatnya yang formal (resmi), Formal Letter menggunakan sistematika, tata bahasa, dan pemilihan kata yang baku, jelas, singkat, dan komunikatif.
2. Struktur Umum Formal Letter
Struktur umum penulisan formal letter (surat resmi), yaitu sebagai berikut.
| Generic Structure | Artinya |
| a. Sender’s address | Alamat Pengirim |
| b. Date | Tanggal |
| c. Name/Addressee | Nama/ Penerima Surat |
| d. Address of the Addressee | Alamat Penerima |
| e. *Salutation | Salam (pembuka) |
| f. Subject | Subyek/ Perihal/ Isi |
| g. Body: Introduction, Content, Conclusion | Body: Pendahuluan, Isi, Kesimpulan |
| h. *Complimentary Close | Salam Penutup |
| i. Signature/ Name of the Sender | Tanda Tangan/ Nama Pengirim |
| j. the Sender (Position) | Pengirim Surat (Jabatan) |
Keterangan:
§ Salutation atau salam pembuka yang sering digunakan yaitu Dear Sir/Madam (jika tidak megetahui penerima yang dituju laki-laki atau perempuan): Jika sudah mengetahui penerima maka cukup “Dear Sir” untuk laki-laki atau “Dear Madam” untuk perempuan.
§ Complimentary Close atau salam penutup yang digunakan yaitu sincerely, best regard, your faithfully/truly, dan lain-lain.
3. Contoh Formal Letter
Berikut ini salah satu contoh Formal Letter (Surat Resmi) berkaitan dengan bisnis.
| Formal Letter | Generic Structure |
| New Business World 16 Ring Road Delhi – 01 | Sender’s address |
| November 30, 2020 | Date |
| 1The Manager of ABC Stationary King 235 Patel Street Delhi – 18 | 1Name/Addressee 2Address of the Addressee |
| Dear Sir/Madam, | Salutation |
| Sub.: Complaint against Order No. S/24-201S-1147. | Subject |
| This is with reference to the Order No. S/24-201S-1147 place on Nov 17, 2020. The order consists of letterhead and business cards. As per the agreement, we were promised of receiving the order latest by Nov 22, 2020. First of all the order did not reach in time. Also, the quality of the papers and design selected for business cards is not matching with the selected one. We have faced a lot of embarrassment and inconvenience and our reputation is at stake in the eyes of our clients. Kindly ensure that the order will be replaced latest by Dec 4, 2020, failing which payment will be stopped or the will be cancelled. I sincerely request you to look into the matter and do the needful as soon as possible. | Body of the letter |
| Thanking you. Yours truly, | Complimentary Close |
| Anastasia Mrs. Erika Anastasia | Signature/ Name of the Sender |
| The General Manager | The sender (position) |
B. Formal Invitation
1. Pengertian Formal Invitation
According to Oxford Learner’s Dictionary, “invitation” is a spoken or written request to somebody to do something or to go somewhere. (“invitation” adalah permintaan baik berupa ucapan atau tulisan yang ditujukan kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau pergi ke suatu tempat)
According to Vocabulary.com, an invitation is a request, a solicitation, or an attempt to get another person to join you at a specific event. (invitation adalah permintaan, ajakan, atau upaya terhadap orang lain agar bersedia bergabung dengan kita (pihak yang mengundang) pada suatu acara tertentu)
Formal Invitation(Undangan Resmi) biasanya dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan. Umumnya ditandai dengan adanya singkatan “RSVP” di bagian bawah dari undangan tersebut. Selain itu, Terdapat personal kontak (Contact Person) yang telah disediakan oleh pihak yang mengundang agar dapat dihubungi jika orang yang diundang berhalangan hadir atau ingin bertanya terkait informasi acara pada undangan tersebut.
*RVSP (Bahasa Perancis: Répondez S’il Vous Plait) memiliki arti respond please atau please reply; dalam bahasa Indonesia berarti “mohon tanggapan/ jawaban”.
2. Tujuan Formal Invitation
Tujuan formal invitation yaitu mengajak atau mengundang seseorang untuk hadir pada suatu acara tertentu dalam sebuah situasi resmi atau formal. Beberapa ungkapan yang biasa digunakan untuk membuka kalimat sebuah undangan, yaitu:
| Expression of Inviting Someone | Artinya |
| § I invite you to come … | § Saya mengundang Anda untuk datang ... |
| § I invite you to join ... | § Saya mengundang Anda untuk bergabung ... |
| § I would like you to come | § Saya ingin Anda datang |
| § I would like you to join us on ... | § Saya ingin Anda bergabung dengan kami pada ... |
| § I want to invite you to ... | § Saya ingin mengundang Anda ke/pada ... |
| § I respectfully request your presence on … | § Saya dengan hormat memiinta kehadiran Anda pada ... |
3. Struktur Umum Formal Invitation
Struktur umum (generic structure) Formal Invitation antara lain sebagai berikut.
a. Invitee/ Receiver/ To:
“Invitee” adalah orang yang diundang atau penerima surat. Kalian akan mengundang seorang yang dianggap penting ke dalam acara “Wedding, Graduation, Ceremony, Dinner, Anniversary, Inauguration, Celebration” dengan suasana resmi atau formal.
b. Body of invitation
“Body of invitation” merupakan isi surat undangan tersebut, antara lain memuat:
§ Occasion/ Subject (Undangan yang dibuat untuk sebuah acara tertentu);
§ Day and Date(Hari dan tanggal acara tersebut);
§ Time (Waktu pelaksaan acara yang ditetapkan);
§ Place (Tempat yang telah disediakan bagi para tamu undangan);
§ *Note (Catatan, jika diperlukan).
§ *Contact Person (pihak yang bisa dihubungi, biasanya pada surat dicantumkan No. HP, e-mail, Faximile, dan lain-lain).
c. Inviter/ Sender/ From
“Inviter” adalah tentang orang yang mengundang atau pengirim surat.
Keterangan:
§ Surat undangan yang dibuat oleh instansi/lembaga, perusahaan, atau organisasi dapat menyertakan kop surat (head of letter) pada surat tersebut;
§ Karena bersifat formal (resmi), surat undangan menggunakan tata bahasa dan pemilihan kata yang jelas, singkat, komunikatif, dan to the point (langsung pada sasaran pembicaraan);
§ Selain surat undangan, instansi/lembaga, perusahaan, atau organisasi dapat mengeluarkan surat resmi (pemberitahuan) dengan pokok pembahasan yang beragan, seperti ekonomi/bisnis, politik, atau organisasi. Misalnya: surat komplain pembelian produk (complaining product), surat pelantikan anggota baru (inauguration of new members), surat konfirmasi pengiriman barang (confirmation of stuff’s delivery), dan lain-lain.
4. Contoh Formal Invitation
Berikut ini contoh formal invitation (Undangan Resmi) yang dibuat oleh perseorangan ataupun instansi/lembaga.
Text 1
| To: Mr. and Mrs. Michael Cole WEDDING INVITATION We begin a road to a future filled with love and adventure. Please join us as we, Join our lives in marriage Please RSVP to Gina at 0812-5678-9101 by the 1st of August two thousand and nineteen. |
| Responses to a Formal Invitation (Wedding) Yes: Mr. and Mrs. Michael Cole accept with pleasure the kind invitation of Mr. and Mrs. Jacob Amstrong for Wednesday, the 7th of August two thousand and nineteen. No: Mr. and Mrs. Michael Cole regretfully decline the kind invitation of Mr. and Mrs. Jacob Amstrong for Wednesday, the 7th of August two thousand and nineteen. |
Text 2
| To Mr Daniel Smith Dear Mr Smith, Date: September 16th, 2019 We hope Mr And Mrs Smith would be available to come and join us. We would like to see you both there in our company’s anniversary celebration. Yours Sincerely,
General Manager Grow Strong Inc. RSVP: (0811-1234-5678) |
Text 3
| The Ministry of Education and Culture April 3rd, 2019 Number: 008/02/IV/2019 All the students Guardian As this letter comes, we extend the invitation to all the students’ guardian to attend the meeting for the farewell of the 3rd-grade students. We will hold the meeting at the school at 09.00 am on Saturday, April 6th, 2019. We hope all the parents or the guardian of the 3rd-grade students can come to attend the meeting. We will focus on the date of the farewell ceremony, what will in the ceremony and the way to prevent the students’ anarchy during the ceremony and the celebration. Thank you for your attention. Boedi Boedi Djatmoko |
Text 4
| D-1801, Neptune Society, DS Marg, Lower Parel, Mumbai 400 008. 11th June 2018. To, The Editor-in-Chief, Hindustan Times, Main Street, Mumbai 400 001. Sir/Madam, Subject: Construction work in our locality during monsoon season causing us difficulties. Through the medium of your esteemed and respected daily, I wish to inform the municipal authorities of the difficulties the residents of my locality are facing due to the construction and repair work currently happening in our area. Monsoon season has started a few days ago and is compounding our problems. The repair work has been ongoing for five weeks now and is falling way behind schedule. And now with the current weather conditions, we are having persistent problems of water logging and flooding in our area. Another worry is about the accidents that may occur due to the debris lying around the road. Diseases caused due to waterlogging are another one of our concerns. Therefore I wish to draw the attention of the concerned authorities with the help of your newspaper. Hopefully, you will be able to help us in drawing their attention and resolving this matter at the earliest. Thank You, Your Sincerely, Stenvenson Mr. John Stenvenson Source: https://www.toppr.com/guides/english/writing/formal-letters/ |
Reference:
https://www.toppr.com/guides/english/writing/formal-letters/accessed on 19th November 2020
Demikian tadi sekilas penjelasan Materi Bahasa Inggris Kelas XI Semester 1 terkaitFormal Letter (Surat Resmi). Semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan baru bagi kita dalam mempelajari bahasa Inggris. Terima kasih...
